Rechtliches

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) sind in Deutschland festgelegte Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung und Archivierung elektronischer Dokumente. Diese Grundsätze wurden von der deutschen Finanzverwaltung erstellt und regeln, wie Unternehmen mit elektronischen Daten im steuerlichen Kontext umgehen sollen.
Die GoBD gelten für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe. Die Nichtbeachtung dieser Grundsätze kann steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Unternehmen sind daher angehalten, ihre elektronische Buchführung mit den GoBD in Einklang zu bringen.

Die genaue Umsetzung der GoBD mit ELO hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem von der spezifischen Konfiguration und Version der Software sowie den individuellen Anforderungen des Anwenders. Generell zielen die GoBD darauf ab, dass Unternehmen ihre Buchführung ordnungsgemäß und manipulationssicher in elektronischer Form führen und archivieren.

Nachfolgend sind einige allgemeine Funktionen und Prinzipien aufgeführt, die in einer Dokumentenmanagement-Software wie ELO relevant sein könnten, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen:
Revisionssicherheit bzw. Unveränderbarkeit: ELO bietet Mechanismen zur revisionssicheren Ablage von Dokumenten. Dies bedeutet, dass einmal erfasste Daten nicht mehr ohne Nachvollziehbarkeit verändert werden können. Alle Änderungen lassen sich mit ELO protokollieren und nachvollziehen.

Verfügbarkeit: Mit ELO wird die unverzügliche Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente und Daten sichergestellt.

Schnittstellenkontrollen: Mit der ELO kann auch sichergestellt werden, dass bei der elektronischen Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen keine Daten verloren gehen oder verändert werden, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
Dokumentenmanagement: ELO stellt Funktionen bereit, die eine ordnungsgemäße Speicherung, Suche und Organisation elektronischer Dokumente ermöglichen.

Aufbewahrungsfristen: ELO bietet Funktionen, um sicherzustellen, dass elektronische Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar und lesbar sind.

Gerne beraten wir Sie bei der GoBD-konformen Einrichtung Ihrer ELO Lösung. In Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer helfen wir die GoBD in Ihrem Hause umzusetzen.
Verfahrensdokumentation: in den GoBD wird die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gefordert.

Insbesondere für die rein digitale Aufbewahrung von Belegen zur Papiervernichtung und die elektronische Rechnungsprüfung fordert die Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation.

Die FDA steht für „Food and Drug Administration“ und ist eine Bundesbehörde der Vereinigten Staaten von Amerika. Die Aufgabe der FDA ist es, die öffentliche Gesundheit zu schützen und zu fördern, indem sie die Sicherheit, Wirksamkeit und Unbedenklichkeit von Lebensmitteln, Arzneimitteln, biologischen Produkten, medizinischen Geräten, Bluttransfusionen, strahlenproduzierenden Geräten und Tierarzneimitteln überwacht und reguliert.

Die FDA spielt eine entscheidende Rolle im gesamten Lebenszyklus von Medizinprodukten und Lebensmitteln. Hier sind einige der wichtigsten Aufgaben der FDA:

1. Zulassung und Überwachung von Arzneimitteln: Die FDA prüft und genehmigt neue Arzneimittel, bevor sie auf den Markt kommen. Sie überwacht auch bereits zugelassene Arzneimittel, um sicherzustellen, dass sie weiterhin sicher und wirksam sind.
2. Lebensmittelsicherheit: Die FDA stellt sicher, dass Lebensmittel sicher konsumiert werden können. Dazu gehören die Überwachung von Lebensmittelherstellern, die Festlegung von Standards für Lebensmittelzusatzstoffe und die Untersuchung von Lebensmittelverunreinigungen.
3. Regulierung medizinischer Geräte: Die FDA prüft und genehmigt medizinische Geräte, um sicherzustellen, dass sie den erforderlichen Sicherheits- und Leistungsstandards entsprechen.
4. Blutprodukte und Transfusionen: Die FDA reguliert Blutbanken und stellt sicher, dass Blutprodukte sicher sind und den Qualitätsstandards entsprechen.
5. Überwachung biologischer Produkte: Die FDA überwacht biologische Produkte wie Impfstoffe und Blutprodukte, um deren Sicherheit und Wirksamkeit zu gewährleisten.

Die Arbeit der FDA trägt dazu bei, das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Sicherheit und Wirksamkeit von Lebensmitteln und medizinischen Produkten zu stärken. Die Behörde spielt eine zentrale Rolle beim Schutz der öffentlichen Gesundheit und bei der Förderung von Innovationen in der Lebensmittel- und Pharmaindustrie.

Die genaue Umsetzung der Aufbewahrungsfristen in der ELO-Software hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem von der spezifischen Konfiguration und Version der Software sowie von den individuellen Anforderungen des Benutzers. Im Allgemeinen bietet ELO Dokumentenmanagement- und Archivierungsfunktionen, die es den Benutzern ermöglichen, elektronische Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu verwalten. Nachfolgend sind einige generische Funktionen aufgeführt, die in einer Dokumentenmanagement-Software wie ELO für die Umsetzung von Aufbewahrungsfristen relevant sein können:

Automatisierte Archivierung: ELO bietet Funktionen zur automatischen Archivierung von Dokumenten. Dies ermöglicht die automatische Archivierung von Dokumenten basierend auf bestimmten Kriterien, wie z.B. Erstellungsdatum oder Dokumententyp.

Metadaten und Klassifikation: Die Software verwendet Metadaten, um Dokumente zu klassifizieren und zu organisieren. Dies kann die Identifizierung von Dokumenten erleichtern, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln: ELO ermöglicht es, benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln festzulegen, um sicherzustellen, dass Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt werden.

Löschsperren: Die Software stellt Mechanismen bereit, die sicherstellen, dass Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht versehentlich gelöscht werden.

Es ist wichtig zu betonen, dass die konkrete Implementierung dieser Funktionen je nach Version und Konfiguration der ELO-Software variieren kann. Es wird daher empfohlen, die offizielle Dokumentation von ELO zu konsultieren oder sich direkt an unseren Support unter der Mail support@softmate.de zu wenden, um genaue und aktuelle Informationen darüber zu erhalten, wie die Software die Aufbewahrungsfristen umsetzt.

Datenschutz ist Chefsache! Die nötigen Maßnahmen anzuordnen ist ein Leichtes, diese zu ignorieren ist grob fahrlässig.

SoftMate bietet hier mit ELO die richtige Basis zur Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Anhand Ihrer Vorgaben können betreffende Dokumente und Akten nach diversen Kriterien in ELO konform zur DSGVO geschützt werden.

ELO ist eine nach IDW PS 880 geprüfte Lösung zur rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten. Eine entsprechende Softwarebescheinigung können wir Ihnen gerne zukommen lassen.