Digitale Kundenakte
Die digitale Kundenakte ermöglicht eine 360°-Sicht auf Ihren Kunden. Sie führt alle Informationen aus Ihrem ERP-, CRM- und Dokumentenmanagement-System zentral zusammen.
Auch wenn keine Anbindung an ein ERP-/CRM-System gewünscht ist, bietet die digitale Kundenakte den Vorteil, dass die Mitarbeiter alle Informationen schnell, einfach und übersichtlich zur Verfügung haben.
Vorteile auf einem Blick
- Alle Informationen zum Kunden sind zentral an einem Ort gesammelt: Angebote, Projektdokumente, Rechnungen, Verträge, Zusatzvereinbarungen, Schriftverkehr und sonstige Dokumente
- einfacher Überblick über die Kundenbeziehung
- schnellere Auskunftsfähigkeit
- dadurch können Entscheidungen fundierter getroffen werden
- optimale Übergabe bei Mitarbeiterwechsel
- Bei Kundenanfragen können Sie schneller und zielgerichteter reagieren. Dies erhöht die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
- Tiefe Integration mit dem ERP-/CRM-System: volle Transparenz ohne Mehraufwand oder doppelte Datenpflege für die Mitarbeitenden
- Ortsunabhängiger Zugriff auf die Kundenakte für alle berechtigten Mitarbeiter
- Optional: automatische E-Mail-Archivierung in die Akte zum Vorgang
Problemstellung
- Die Informationen und Dokumente zum Kunden liegen an unterschiedlichen Stellen vor: Im ERP-System, im CRM-System, auf dem Dateisystem einzelner Mitarbeiter, in Papierform und in unterschiedlichen Abteilungen (Vertrieb, Buchhaltung, Support etc.).
- Die fehlende Übersicht über die Kundendokumente führt dazu, dass die benötigten Informationen zeitaufwendig beschafft werden müssen.
- Wenn ein Mitarbeiterwechsel ansteht, gehen Informationen über den Kunden verloren.
Logik
Kunde anlegen
Dokumente im ERP erzeugen
Dokumente in ELO ablegen
Kunde aktualisieren
Zur Akte springen
Kunde anlegen
Der Lieferant wird im ERP-/CRM-System angelegt. Dadurch wird automatisch die Kundenakte mit den Stammdaten aus dem ERP-/CRM-System in ELO angelegt. Die Akte hat eine definierte Ordnerstruktur.
Dokumente in ELO ablegen
Neue Dokumente können per Drag & Drop in der Kundenakte abgelegt werden. Das Dokument erbt automatisch die Metadaten der Akte. Anschließend kann es mit dem Vorgang in Ihrem ERP-/CRM-System verknüpft werden.
Zur Akte springen
Aus dem ERP-/CRM-System kann über einen Button die ELO-Akte angezeigt oder in die ELO-Akte gesprungen werden. Sehen Sie unter Schnittstellen zu ELO, für welche Systeme wir bereits fertige Integrationen anbieten.
Dokumente im ERP erzeugen
Werden in Ihrem ERP-/CRM-System Dokumente zum Kunden erstellt, z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, werden diese automatisch an ELO übergeben und in der ELO Kundenakte abgelegt. Gleichzeitig erhalten sie die notwendigen Metadaten.
Kunde aktualisieren
Der Kunde wird in Ihrem führenden System – dem ERP- oder CRM-System – geändert. Die neuen Daten werden automatisch in die ELO-Akte übertragen. Sie müssen sich um nichts kümmern.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Für eine Reihe von Systemen haben wir bereits Standardschnittstellen entwickelt. Wenn Sie ein anderes System einsetzen, bieten wir Ihnen standardisierte Technologien zur Umsetzung der Schnittstelle an, z.B. fertige Webservices. Darüber hinaus kann Outlook angebunden und E-Mails automatisch nach ELO archiviert werden.
Die verwendete Technologie hängt von dem System ab, das mit ELO verbunden werden soll. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie genauere Informationen zur Anbindung Ihres Systems benötigen.
Wie bei allen Dokumenten in ELO können auch Kundendokumente revisionssicher archiviert werden. Bei Dokumenten, die sich in Bearbeitung befinden, haben Sie durch die Dokumentversionierung und die Änderungshistorie die volle Übersicht und Kontrolle über alle Änderungen am Dokument. Mit der ELO-Suche können Dokumente sowohl über die Metadaten als auch über den Dokumentinhalt (Volltext) gefunden werden. Darüber hinaus ist es möglich, Vorlagen für verschiedene Dokumenttypen zu hinterlegen.
Die Aktenstruktur wird in der Konzeptionsphase gemeinsam mit Ihnen festgelegt. Ihre individuelle Wunschstruktur kann abgebildet werden.
Die ELO for Mobile Devices App ermöglicht den Zugriff auf die Lieferantenakte von mobilen Endgeräten aus. Außerdem besteht die Möglichkeit, Dokumente für den Offline-Zugriff zu speichern. Die Anwendung ist für Android und iOS verfügbar.
Weitere Lösungen
Digitale Lieferantenakte mit ELO
ELO Business Solutions
Wir helfen gerne weiter
Ihr Ansprechpartner bei weiteren Fragen.
Tillmann Krejci
