Digitale Lieferantenakte
Die digitale Lieferantenakte enthält alle Informationen zum Lieferanten zentral an einem Ort. Dokumente aus Ihrem ERP-System, Ihrer Procurement-Software und Ihrem Dokumentenmanagement werden hier übersichtlich zusammengeführt.
Auch wenn keine Anbindung an andere Systeme gewünscht ist, bietet die digitale Lieferantenakte den Vorteil, dass die Mitarbeiter schnell, einfach und übersichtlich alle Informationen vorliegen haben.
Vorteile auf einem Blick
- Alle Informationen zum Lieferanten sind zentral an einem Ort gesammelt: BANF, Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Zusatzvereinbarungen, Schriftverkehr und sonstige Dokumente
- Schnelle Auskunftsfähigkeit
- Einfacher Überblick über die Lieferantenbeziehung
- Dadurch können Entscheidungen fundierter getroffen werden
- Optimale Übergabe bei Mitarbeiterwechsel
- Tiefe Integration mit dem ERP-System: volle Transparenz ohne Mehraufwand oder doppelte Datenpflege für die Mitarbeitenden
- Ortsunabhängiger Zugriff auf die Lieferantenakte für alle berechtigten Mitarbeiter
- Optional: Automatische E-Mail-Archivierung in der Akte zum Vorgang
Problemstellung
- Die Informationen und Dokumente zum Lieferanten liegen an unterschiedlichen Stellen vor: Im ERP-System, auf dem Dateisystem einzelner Mitarbeiter, in Papierform (Lieferscheine, ausgedruckte Verträge, Rechnungen), in verschiedenen Abteilungen (Einkauf, Buchhaltung, Wareneingangsstelle, Support etc.)
- Selbst innerhalb des ERP-Systems liegen die BANF, Bestellungen und Rechnungen oft in unterschiedlichen Strukturen.
- Die fehlende Übersicht über die Lieferantendokumente führt dazu, dass die benötigten Informationen zeitaufwändig beschaffen werden müssen.
- Bei einem Mitarbeiterwechsel gehen Informationen zum Lieferanten verloren.
Logik
Lieferant anlegen
Dokumente im ERP erzeugen
Belege automatisch archivieren
Lieferant aktualisieren
Zur Akte springen
Lieferant anlegen
Der Lieferant wird im ERP-System angelegt. Dadurch wird automatisch die Lieferantenakte mit den Stammdaten aus dem ERP-System in ELO angelegt. Die Akte hat eine definierte Ordnerstruktur.
Belege automatisch archivieren
Per Drag & Drop können neue Dokumente in die Lieferantenakte abgelegt werden. Das Dokument erbt automatisch die Metadaten aus der Akte. Anschließend kann es mit dem Vorgang in Ihrem ERP-System verknüpft werden.
Zur Akte springen
Springen Sie mit einem Mausklick vom Vorgang im ERP-System zur Akte in ELO. Ebenso ist es möglich, vom ELO-Vorgang zum ERP-Vorgang zu springen. Sehen Sie unter Schnittstellen zu ELO, für welche Systeme wir bereits fertige Integrationen anbieten.
Dokumente im ERP erzeugen
Werden in Ihrem ERP System Dokumente zum Lieferanten erzeugt z. B. BANF oder Bestellungen, werden sie automatisch an ELO übergeben und in die ELO Lieferantenakte einsortiert. Dabei erhalten sie gleich die benötigten Metadaten.
Lieferant aktualisieren
Der Lieferant wird in Ihrem führenden System – dem ERP-System – geändert. Die neuen Daten werden automatisch in die ELO-Akte übertragen. Sie müssen sich um nichts kümmern.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Für eine Reihe von Systemen haben wir bereits Standardschnittstellen entwickelt. Wenn Sie ein anderes System einsetzen, bieten wir standardisierte Technologien zur Umsetzung der Schnittstelle an, z. B. fertige Webservices. Darüber hinaus kann Outlook angebunden und E-Mails automatisch nach ELO archiviert werden.
Die Aktenstruktur wird mit Ihnen in der Konzeptionsphase festgelegt. Es kann Ihre individuell gewünschte Struktur abgebildet werden.
Die verwendete Technologie ist abhängig vom System, das an ELO angebunden werden soll. Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf, wenn Sie genauere Informationen zur Anbindung Ihres Systems benötigen.
Die ELO for Mobile Devices App ermöglicht den Zugriff auf die Lieferantenakte von mobilen Endgeräten aus. Außerdem besteht die Möglichkeit, Dokumente für den Offline-Zugriff zu speichern. Die Anwendung ist für Android und iOS verfügbar.
Wie bei allen Dokumenten in ELO können auch die Lieferantendokumente revisionssicher archiviert werden. Bei Dokumenten, die sich im Bearbeitungsstatus befinden, haben Sie dank der Dokumentversionierung und Änderungschronik die vollständige Übersicht und Kontrolle über alle Änderungen am Dokument. Mit der ELO Suche können Dokumente anhand der Metadaten und des Dokumenteninhalts (Volltext) gefunden werden. Zudem ist es möglich, für verschiedene Dokumenttypen Vorlagen zu hinterlegen.
Weitere Lösungen
ELO Business Solutions
Digitale Kundenakte
Wir helfen gerne weiter
Ihr Ansprechpartner bei weiteren Fragen.
Tillmann Krejci
