DocuSign4ELO
In der heutigen digitalen Welt gewinnt die elektronische Signatur immer mehr an Bedeutung. Die Integration von DocuSign in die ELO-Software bietet eine effiziente Lösung für elektronische Signaturen, spart Zeit und Kosten und unterstützt die digitale Transformation von Unternehmen.
Vorteile auf einem Blick
- Unterzeichnungsverfahren beschleunigen und vereinfachen
- Nahtlose Integration in Ihre Workflows
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie eIDAS-Verordnung, UETA und ESIGN Act
- Durch die Bereitstellung von Audit-Trails wird die Rückverfolgbarkeit und Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses ermöglicht
- Mehr Flexibilität durch den digitalen Versand der Dokumente
Problemstellung
- Der physische Versand von Dokumenten führt zu Medienbrüchen, Zeitverlusten und einem erhöhten Risiko von Datenverlusten
- Mangelnde Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Unterzzeichnungsverfahrens
- Manuelle Bearbeitung führt zu Zeitverlust und Verlangsamung der Prozesse
Highlights
Dokumentvorbereitung
Profil- und Vorlagenmanagement
Elektronischer Versand
Elektronische Unterzeichnung
Abschluss und Archivierung
Statusüberwachung mittels ELO-Feed:
Dokumentvorbereitung
Das zu signierende Dokument wird in ELO erstellt oder hochgeladen
Elektronischer Versand
DocuSign erzeugt automatisch eine Benachrichtigung an die ausgewählten Empfänger. Diese erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den sie auf das Dokument zur elektronischen Signatur zugreifen können.
Abschluss und Archivierung
Sobald alle erforderlichen Unterschriften vorliegen, gilt das Dokument automatisch als rechtsgültig elektronisch signiert. Das signierte Dokument wird in ELO archiviert bzw. versioniert und steht für weitere Prozesse und Zugriffe zur Verfügung.
Profil- und Vorlagenmanagement
Für wiederkehrende Signaturprozesse können in DocuSign erstellte Vorlagen in ELO geladen und als Basis für die Informationen eines Signaturprozesses verwendet werden. Dabei werden die in der Vorlage hinterlegten Informationen in der ELO-Aufgabe hinterlegt.
Empfänger können in ELO als Profil angelegt und verwaltet werden, so dass die Empfängerdaten über das Profil geladen werden können.
Elektronische Unterzeichnung
Die Empfänger öffnen das Dokument über den bereitgestellten Link und können die erforderlichen Signaturfelder elektronisch ausfüllen. Dabei haben sie die Möglichkeit, ihre Unterschrift per Maus, Touchscreen oder digitalem Stift einzufügen.
Statusüberwachung mittels ELO-Feed
Der Fortschritt des Signaturprozesses und allgemeine Statusmeldungen werden in den ELO-Feed der Dokumente geschrieben, die in den Signaturprozess geschickt wurden.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Eine elektronische Signatur ist eine digitale Form der Unterschrift, die verwendet wird, um die Authentizität und Integrität elektronischer Dokumente zu bestätigen. Sie ermöglicht es, elektronische Dokumente rechtsgültig zu unterzeichnen, ohne dass eine physische Unterschrift auf Papier erforderlich ist.
Die elektronische Signatur mit DocuSign in ELO bietet zahlreiche Vorteile, u.a. beschleunigte Bearbeitung von Dokumenten, Kostenersparnis durch Wegfall von Papier und Versand, Rechtsgültigkeit und Sicherheit, Nachvollziehbarkeit des Signaturprozesses, globale Verfügbarkeit und eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Die elektronische Signatur mit DocuSign in ELO erfüllt die gesetzlichen Anforderungen verschiedener Länder, wie z.B. die eIDAS-Verordnung in Europa oder den UETA und ESIGN Act in den USA. Bitte informieren Sie sich bei einem Rechtsexperten über die genauen Anforderungen und deren Erfüllung.
DocuSign verwendet moderne Verschlüsselungstechnologien, um die Sicherheit elektronisch signierter Dokumente zu gewährleisten. Die Inhalte sind geschützt und können nicht manipuliert werden. Darüber hinaus erfüllt DocuSign Sicherheitsstandards und verfügt über Sicherheitszertifikate, um den Datenschutz während des Signaturprozesses zu gewährleisten.
1. Einfache elektronische Signatur (EES)
Beschreibung:
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die Grundform einer elektronischen Signatur. Sie umfasst alle Daten in elektronischer Form, die zur Authentifizierung eines Dokuments verwendet werden können.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Beschreibung:
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist sicherer als die EES und erfordert eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners. Sie basiert auf einer Methode, die es ermöglicht, den Unterzeichner eindeutig zu identifizieren und die Integrität des signierten Dokuments zu gewährleisten.
Eigenschaften:
- Eindeutig zugeordnet
- Identifizierbar
- Vom Unterzeichner kontrolliert
- Nachträgliche Änderungen erkennbar
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Beschreibung:
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste und rechtsverbindlichste Form der elektronischen Signatur. Sie erfordert eine Zertifizierung durch einen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (VDA) und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat.
Eigenschaften:
- Mit qualifizierter Signaturerstellungseinheit erzeugt
- Basierend auf qualifiziertem Zertifikat
Die softMate-Lösung unterstützt alle genannten Signaturarten.
- Einfache elektronische Signatur
- Fortgeschrittene elektronische Signatur
- Qualifizierte elektronische Signatur
Zu den Voraussetzungen lesen Sie bitte die FAQ „Was sind die Voraussetzungen, um die Signaturarten nutzen zu können?“
1. Einfache elektronische Signatur (EES)
- Konto: DocuSign-Account mit abgeschlossenem Abonnement
- Software: ELO Java Client oder Web Client
- Internet: Stabile Verbindung
- Gerät: Computer, Tablet-PC oder Smartphone
- Dokumente: Unterstützte Formate (PDF, Word, Excel)
- E-Mail: Gültige E-Mail-Adresse
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Konto: DocuSign-Account mit FES-unterstütztem Abonnement
- Software: ELO Java Client oder Web Client
- Internet: Stabile Verbindung
- Gerät: Computer, Tablet-PC oder Smartphone
- Dokumente: Unterstützte Formate (PDF, Word, Excel)
- E-Mail: Gültige E-Mail-Adresse
- Authentifizierung: Zusätzliche Sicherheits- und Authentifizierungsoptionen in DocuSign aktivieren
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- Konto: DocuSign-Account mit QES-unterstütztem Abonnement
- Software: ELO Java Client oder Web Client
- Internet: Stabile Verbindung
- Gerät: Computer, Tablet-PC oder Smartphone
- Dokumente: Unterstützte Formate (PDF, Word, Excel)
- E-Mail: Gültige E-Mail-Adresse
- Identitätsprüfung: Durch einen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (VDA) (z.B. Video-Ident-Verfahren)
- Qualifiziertes Zertifikat: ausgestellt von einem anerkannten VDA. Wird nach erfolgreicher Identitätsprüfung ausgestellt.
- Integration: Nutzung der DocuSign-Funktionen für QES
Ein Vertrauensdienstanbieter (VDA) ist eine Organisation, die elektronische Signaturen und andere elektronische Vertrauensdienste anbietet. Diese Dienste sorgen für die Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit von elektronischen Transaktionen.
DocuSign ist ein führender Anbieter von Lösungen für elektronische Signaturen. Die Plattform ermöglicht es Anwendern, Dokumente elektronisch zu signieren, zu versenden und zu verwalten. DocuSign bietet eine sichere Infrastruktur für elektronische Signaturen und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern.
Benutzer können Dokumente innerhalb der ELO-Oberfläche elektronisch signieren. Nachdem ein Dokument erstellt oder hochgeladen wurde, kann der Benutzer den Signaturprozess starten. Die Empfänger erhalten eine Benachrichtigung und können das Dokument elektronisch signieren. Der Signaturstatus wird in ELO verfolgt und dokumentiert. Das signierte Dokument wird anschließend automatisch in ELO versioniert.
DocuSign unterstützt die elektronische Signatur für eine Vielzahl von Dokumententypen wie Verträge, Vereinbarungen, Genehmigungsformulare, Rechnungen und vieles mehr. Grundsätzlich können alle elektronischen Dokumente, die eine rechtsgültige Signatur benötigen, mit DocuSign in ELO elektronisch signiert werden.
Ja, die elektronische Signatur mit DocuSign in ELO ermöglicht es auch externen Partnern oder Kunden, Dokumente elektronisch zu signieren. Diese erhalten eine Benachrichtigung und können das Dokument ortsunabhängig elektronisch signieren. Externe Partner oder Kunden benötigen dazu keinen Zugang zu ELO.
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