HR-Lösungen
Umfassende HR-Lösungen auf Basis der ELO ECM-Suite. Vom Bewerbermanagement bis hin zur digitalen Personalakte sind viele fertige Lösungen verfügbar. Die Workflowfähigkeiten von ELO bieten leistungsstarke Unterstützung für die Personalabteilung. Wiedervorlagen, Self-Services und die automatische Erzeugung von Dokumenten oder E-Mails helfen, die anfallenden Aufgaben effizient zu bewältigen.
Funktionen der HR-Lösung
Das ist die Basis für die gesamte Personalarbeit. Wer sollte eine Akte besser verwalten können als ein ECM-System?
Klar strukturierte Workflows, damit beim Ein- und Austritt nichts vergessen wird.
Dokumente und E-Mails direkt aus der Akte erstellen und automatisch archivieren.
- Stellenausschreibungen automatisch an Jobportale übergeben
- Interne Bewertungen von Bewerbern dokumentieren
- Automatisierte Korrespondenz (Papier und E-Mail)
- Talentpool für Bewerber
- Bei Einstellungen Übergabe aller Daten und Dokumente an die Personalakte
- DSGVO-konformes löschen
Wissensmanagement mit eigenem Wiki, Ideenplattform, Diskussion, Fragen & Antworten.
Über die offenen Schnittstellen von ELO können Stammdaten an die Zeiterfassung übergeben werden.
Überprüfungen und Unterweisungen müssen regelmäßig durchgeführt werden. Sei es die Führerscheinprüfung, der Erste-Hilfe-Kurs, die Brandschutzunterweisung, die Brandschutzübung, die Leiterunterweisung, um nur die einfachsten zu nennen. Mit den Formularen und Workflows von ELO können die Fristen einfach überwacht und die Nachweise archiviert werden.
Dienstanweisungen, Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen, Handbücher etc. können mit dem QM-Modul einfach verwaltet werden.
Mitarbeiter übermitteln ihre Daten selbst – z.B. Änderung der Bankverbindung.
Akteneinsicht auf Antrag für Mitarbeiter und Vorgesetzte.
- Dashboard mit Filter und Sortiermöglichkeiten
- Erinnerungen an Fristen, Probezeit, Kündigungen
Warum Vereinbarungen mit Mitarbeitern nicht direkt medienbruchfrei elektronisch signieren, am besten im Rahmen eines Workflows.
- Schnittstellen zu DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, sage HR, SAP
- Automatisierte Archivierung aller Abrechnungen
Mit dem ELO Rechnungseingang einfach Reisekostenabrechnungen freigeben.
Reiseanträge mit dem ELO Workflow ausfüllen und genehmigen.
Urlaubsantrag, Freizeitausgleich, Elternzeit.
Digitales Weiterbildungsmanagement. Lernplattform und Kursverwaltung in einem. Organisation, Durchführung und Auswertung sind in einem Modul realisiert.
Mit der ELO Mobile App oder dem Webclient auch von überall mobil auf die HR-Dokumente zugreifen
Verfügbare Module
- ELO HR Personnel File
- ELO HR Recruiting
- SM HR Payroll (for DATEV, SAP, sage)
- SM HR Connection (for DATEV, SAP, sage)
- ELO E-Learning
- ELO Knowledge
- SM Invoice
- ELO for mobile Devices
- ELO for DocuSign/SM ELO4Docusign
- SM Business Solution QM-Handbuch
- Paisy / Peoplesoft Schnittstelle für ELO
Und das können alle Module
- Einheitliches Berechtigungssystem
- Einheitliche Workflows
- Einheitliche Bedienung aller Module
- DSGVO-konforme Archivierung
- Einhaltung der GOBD
ELO bietet ein modernes Learning-Management-System.
Lernplattform und Kursverwaltung sind in einem Modul vereint. Organisation, Durchführung und Auswertung sind automatisiert. Die Anwender nutzen das E-Learning in der bewährten ELO-Oberfläche.
Vorteile:
- Lernstand und Kurse sind jederzeit ausswertbar
- Komplette Terminverwaltung für die Kurse
- Zertifikate und Bescheinigungen ausstellen und zu Nachweiszwecken archivieren
- einheitliches Berechtigungssystem
In der digitalen Personalakte werden alle mitarbeiterrelevanten Dokumente in digitaler Form verwaltet. Nur ganz wenige Dokumente wie z.B. Arbeitsverträge müssen noch in Papierform aufbewahrt werden. Alle anderen Dokumente können vernichtet werden. Durch eine ausgefeilte Berechtigungssteuerung können Vorgesetzte, Abrechner, HR-Mitarbeiter oder die Geschäftsleitung auf die für sie relevanten Aktenteile zugreifen, alle anderen Aktenteile sind vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Auch das Recht auf Akteneinsicht des Mitarbeiters ist im Standard realisiert.
Zahlreiche Workflows können genutzt werden Onboarding, Offboarding,
Jubiläumserinnerungen, Geburtstage, Fristen können ebenfalls elegant über Workflows gelöst werden.
Das Organigramm kann in ELO visualisiert werden.
und viele weitere Funktionen…
Vorteile:
- schneller Zugriff auf alle digitalen Akten
- Überwachung von Fristen
- komfortable und schnelle Suche
- einfache Erstellung der notwendigen Korrespondenz mit Vorlagen
- GOBS und DSGVO konforme Lösungen
Der Recruiting-Prozess wird vollständig in ELO abgebildet. Von den Stellenanforderungen der Fachbereiche, über die Stellenausschreibung durch die HR-Abteilung, das automatische Multiposting auf Jobportalen mit GOhiring bis hin zum internen Bewerberauswahlprozess ist alles in der Lösung abgebildet.
Das Auswahlverfahren lässt sich auf Wunsch über Workflowmechanismen anhand einer Bewertungsmatrix sauber nachvollziehen. Vorlagen für E-Mails und Korrespondenz werden automatisch ausgefüllt.
Das integrierte Dashboard sorgt dafür, dass nichts aus Dem Blick gerät.
Bei Einstellung eines Kandidaten werden die Stammdaten direkt in die Personalakte übernommen. Absagen werden automatisch über Vorlagen verschickt. Die Löschung der Bewerberdaten erfolgt zeitgesteuert und DSGVO-konform. Interessante Kandidaten können nach Zustimmung im Talentpool gespeichert werden.
Vorteile:
- medienbruchfreie Bearbeitung
- automatisierte Korrespondenz
- nachvollziehbare Bewertungsprozesse
- GOBD und DSVGO konforme Lösungen
- einheitliches Berechtigungssystem
Die Digitale Personalakte auch für die Integration in ADP Paisy Peoplesoft
Zugriff auf ELO und Workflows auch von unterwegs per App
Rechnungseingangslösung inkl. Reisekostenabrechnung und Kreditkarten
Übergabe der Personalstammdaten aus der ELO-Personalakte direkt an das Entgeltabrechnungssystem. Der Stammdatenimport von ELO zum Abrechnungssystem erfolgt automatisiert.
SM HR Connection ist verfügbar für:
- SM HR Connection for DATEV LODAS
- SM HR Connection for DATEV Lohn und Gehalt
- SM HR Connection for sage HR
- SM HR Connection for SAP HCM
Vorteile:
- Mitarbeiterdaten aus dem Recruiting und der Personalakte direkt übergeben
- Nutzung des Self-Service der Personalakte zur Erfassung von Änderungen
- Vermeidung von Medienbrüchen
Payroll oder auch Vergütungsakte genannt, umfasst alle Belege, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung betreffen. Die Personalakte hingegen enthält alle Dokumente, die unabhängig von der laufenden Abrechnung sind, wie z.B. ein Arbeitsvertrag.
Automatisierte Ablage der Druckbelege aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Alle notwendigen Dokumente werden einfach als einzelne PDF-Datei an ELO übergeben.
Die Belege werden der Personalakte (z.B. Brutto Netto, SV-Meldung, usw.) oder der Firmenakte (Beitragsnachweis, Buchungsbeleg, Personalkosten, KK SV-Werte Gesamt, Übersicht Zahlungen, etc. ) zugeordnet. Durch die übersichtliche Struktur nach Geschäftsjahren sind die Belege für eine Außenprüfung der Steuerbehörden oder der Sozialversicherungsträger leicht zu berechtigen.
Eingangsbelege wie z.B. AU Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen o.ä. können mit wenigen Eingaben automatisch der Akte zugeordnet werden.
Die SM HR Payroll ist verfügbar für:
- SM HR Payroll for DATEV LODAS
- SM HR Payroll for DATEV Lohn und Gehalt
- SM HR Payroll for sage HR
- SM HR Payroll for SAP HCM
Weitere HR Abrechnungssysteme auf Anfrage
Vorteile:
- die Papierablage kann entfallen. Die Belegarchivierung erfolgt rechtskonform nach GOBD
- schneller Zugriff bei jedem Mitarbeiter was wann abgerechnet wurde
- Einfach mit der Personalakte nutzbar
Und das können alle Module
- einheitliches Berechtigungssystem
- einheitliche Workflows
- einheitliche Bedienung aller Modulle
- DSGVO konforme Archivierung
- Einhaltung der GOBD
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Die Anforderungen des Datenschutzes können einfach erfüllt werden, indem automatische Löschfristen für Bewerber oder Personalakten hinterlegt werden.
Es gibt eine ganze Reihe fertiger Module, die viele Fragen im Personalbereich ideal abdecken.
Mit ELO können auch Berechtigungsworkflows gestartet werden. Die Dokumentation erfolgt in der Personalakte. Die IT hat die Aufgabe, die Rechte einzurichten oder die Rechte werden direkt im AD gesetzt.
Ja, es gibt 3 Vertraulichkeitsstufen, die bei der Personalkateneinsicht ausgewählt werden können.
Die Personallösung besteht aus mehreren Modulen, die ineinander greifen.
ELO bietet alle wichtigen Funktionen. Der Einsatz verschiedener Workflow-Engines ist sehr umständlich. Bei ELO sind alle Workflows in einer Oberfläche.
Die Schreiben können über Word direkt aus der Personalakte heraus erstellt werden. Entweder erfolgt die Ablage nach der manuellen Unterschrift automatisch über einen Barcode oder die Mitarbeiter können die Dokumente direkt elektronisch unterschreiben.
Sie können nicht alles vernichten. Aber ein Großteil kann vernichtet werden, wenn die Dokumente GoBD-konform in ELO archiviert sind.
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Ihr Ansprechpartner bei weiteren Fragen.
Tillmann Krejci
