Rechnungseingangsprozess
Der Rechnungseingangsprozess im ELO ermöglicht eine effiziente und transparente Verarbeitung von Eingangsrechnungen durch die KI-basierte Datenextraktion, automatisierte Prüfung und revisionssichere Archivierung.
Vorteile auf einem Blick
- Automatische und KI-basierte Datenextraktion und -validierung/-prüfung der belegrelevanten Metadaten
- Übersichtliche Darstellung aller Rechnungen und relevanter Metadaten im Dashboard
- Optimierung der Rechnungsbearbeitung durch automatisierte Workflows und abschließender Freigabe
- Nahtlose Integration in führende ERP- und Buchhaltungssysteme
- Einhaltung der DSGVO und Compliance-Richtlinien
- Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher archivieren
- Integriertes Eskalations- und Vertretungsmanagement
- Fertige Best-Practice Lösung
- Rechnungen effizient und gezielt durch die Volltextsuche finden
- Unterstützung von elektronischen Rechnungen (ZuGFeRD und X-Rechnungen)
Problemstellung
- Manuelle Datenerfassung ist fehleranfällig und zeitaufwändig
- Kontrolle und Einhaltung der Vorschriften sind unzureichend
- Begrenzte Möglichkeiten zur Analyse von Kennzahlen und Möglichkeiten zur Optimierung
- Manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen führt zur Intransparenz und Engpässen im Verarbeitungs- und/oder Bezahlungsprozess
- Papierbasierte Prozesse können nur vom Büro aus bearbeitet werden und verhindern so ein Arbeiten unabhängig vom Standort
Logik
Post- und Emaileingang
Klassifizierung & Datenextraktion
Rechnungsfreigabe
Buchungsübergabe
Auswertung
Post- und Emaileingang
In ELO werden eingehende Rechnungen zentral gesammelt, unabhängig von der Art der Zustellung.
Rechnungsfreigabe
Nach der Rechnungsbearbeitung wird automatisch der Workflow zur Rechnungsfreigabe gestartet. Durch definierte Freigaberollen werden klare Strukturen und Abläufe innerhalb des Prozesses geschaffen.
Auswertung
Über das Dashboard können alle relevanten Informationen zu einer Rechnung abgerufen werden. Außerdem wird ein Überblick über alle Rechnungen gewährleistet.
Klassifizierung & Datenextraktion
Automatische Klassifizierung und Extraktion der Rechnung und der relevanten Metadaten. Die Klassifizierung ermöglicht auch die automatische Erkennung des Dokumententyps und des Rechnungsbezugs.
Buchungsübergabe
Nach der Freigabe wird die Rechnung an das ERP-/Finanzbuchhaltungssystem zur Verbuchung weitergeleitet. Über die bidirektionale Kommunikation wird der Status vom führenden System an ELO übermittelt.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Ein digitaler Rechnungseingangsprozess in ELO bezieht sich auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in einer digitalen Umgebung. Dabei werden papierbasierte oder digital übermittelte Rechnungen digital erfasst, automatisiert verarbeitet und elektronisch archiviert. Der Prozess umfasst die Schritte Rechnungserfassung, -prüfung, -freigabe und -zahlung.
Ja, die Software ‚ELO‘ ist vollständig GoBD-konform und ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Dokumenten.
Papierrechnungen können nach der Verarbeitung und Archivierung vernichtet werden.
Hier können Klärungsworkflows, z.B. mit dem Einkauf, automatisch gestartet werden.
Der Freigabeprozess kann leicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Im Standardfall gibt es eine sachliche und eine kaufmännische Freigabe, bevor der Beleg von der Buchhaltung abschließend geprüft wird. Natürlich sind auch Freigaben z.B. in Abhängigkeit von Betragsgrenzen oder Kostenstellenzuständigkeiten möglich.
Der Prozess beginnt mit der Erfassung der eingehenden Rechnungen in digitaler Form, entweder durch Einscannen von Papierrechnungen oder durch den Empfang elektronischer Rechnungen. Die erfassten Daten werden dann automatisch extrahiert und in das ELO-System übertragen.
Anschließend erfolgt die Rechnungsprüfung, entweder manuell oder mit Hilfe automatisierter Prüfregeln. Dabei werden die Rechnungsdaten beispielsweise mit den Bestelldaten abgeglichen oder auf Plausibilität geprüft.
Nach der Prüfung durchläuft die Rechnung den Freigabeprozess, in dem die zuständigen Personen die Rechnung elektronisch prüfen und freigeben können. Dabei können Workflows definiert werden, um den Freigabeprozess zu steuern und Verantwortlichkeiten festzulegen.
Sobald die Rechnung freigegeben ist, erfolgt die elektronische Weiterleitung an das Finanz- oder Buchhaltungssystem zur Zahlung. Gleichzeitig wird die Rechnung im ELO-Archiv abgelegt, um eine revisionssichere Langzeitarchivierung zu gewährleisten.
Die Lösung ist einfach zu bedienen. Trotzdem empfehlen wir unsere Schulungen. Damit sind die Anwender auch in der Lage, alle Funktionen des elektronischen Rechnungseingangsprozesses effizient zu nutzen.
Die Finanzbuchhaltung und die Warenwirtschaft des ERP-Systems sind immer angebunden. Es können aber auch Verknüpfungen zu Projektverwaltungen, Anlagenakten, Asset Management, Vergabeakten und einer Vielzahl anderer Systeme hergestellt werden.
Es gibt auch eine komplette Posteingangslösung – Mailroom -, die die eingehende Post nach Dokumententyp klassifiziert. Rechnungen werden an die Invoicelösung weitergeleitet, andere Post an die entsprechenden Fachabteilungen.
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Tillmann Krejci
