Schnittstelle

ELO for DATEV

ELO Digital Office ist DATEV Premium Partner und bietet mit ELO for DATEV die von der DATEV eG empfohlene Softwarelösung für digitales Dokumentenmanagement.

SoftMate ist speziell für ELO for DATEV mit dem Siegel „trained by DATEV“ zertifiziert.

Nutzen Sie ELO ECM für die optimale Verzahnung mit DATEV. Gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse durchgängig digital. Mit der komfortablen Anbindung von DATEV an ELO haben Sie Ihr Rechnungswesen digital im Griff.

Die Lösung umfasst die Digitalisierung der Belege, die automatische Erkennung der Inhalte, Freigabeworkflows bis hin zur Übergabe der fertigen Buchung an DATEV. Von Anfang an werden die Belege gesetzeskonform nach GOBD archiviert. Papierbelege können nach der Verarbeitung in ELO vernichtet werden.

Jetzt auch E-Rechnungen vollautomatisch verarbeiten.

Vorteile auf einen Blick:

ELO for DATEV bzw. SM ELO4DATEV ist die ideale Schnittstelle zwischen ELO und DATEV und die Basis für effiziente Rechnungseingangslösungen

  • PDF-Rechnungen können vollautomatisch aus dem E-Mailpostfach an ELO übergeben werden (ELOxc)
  • Intelligente Belegerkennung mit KI-Technologie durch den ELO DocXtractor
  • Fertig vordefinierte Freigabeworkflows (natürlich anpassbar mit 4-Augen-Prinzip, Freigabegrenzen, mehrstufig etc.)
  • Integrierte Vertretungsregelungen für Krankheit und Urlaub
  • Workflows können rechtzeitig vor Fälligkeit oder Skontoverlust eskalieren – die Einhaltung der Zahlungsziele wird so zur Selbstverständlichkeit
  • Freigebende können im Workflow Kontierungen mit KOST1 und KOST2 vornehmen
  • Komfortable Übergabe von fertigen Buchungen oder Buchungsvorschlägen
  • Beleganzeige direkt aus DATEV
  • Rechtssichere digitale Aufbewahrung der Belege im ELO ECM. Alles GOBD-konform
  • Eingangsrechnungen werden auf Wunsch vollautomatisch in die Lieferantenakte verknüpft

Problemstellung

  • Durchgängig digitale Prozesse erfordern DMS-Funktionen. Das Rechnungswesen allein kann diese Anforderung nicht abdecken
  • Der Gesetzgeber fordert eine Rechnungsprüfung für elektronische Belege
  • Elektronische Belege müssen in einem GOBD-konformen Archiv aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung von Ausdrucken ist nicht ausreichend
  • Der Aufwand für die sachliche und rechnerische Prüfung sowie die vorgeschriebene Prüfung nach §14 UStG ist sehr hoch
  • Kostenrechnungen und Warenrechnungen mit Bestellbezug sollten übersichtlich in einem System verarbeitet werden können

Highlights

eMail oder Scan

DocXtractor

Freigabeworkflow

Kontierung

Buchungsübergabe

Dashboard

eMail oder Scan

  • E-Mails können automatisch vom Exchange-Server übernommen werden
  • Papierbelege können mit ELO komfortabel eingescannt werden

Freigabeworkflow

Rechnungsprüfung mit 4-Augen-Prinzip, Wertgrenzen und Kostenverantwortung lassen sich unternehmensspezifisch gestalten. Ein Standardworkflow wird mitgeliefert

Buchungsübergabe

Die fertigen Buchungen aus ELO können über die DATEV-eigene Schnittstelle DATEVconnect direkt an DATEV übergeben werden

DocXtractor

KI-basierte Belegerkennung mit §14 UStG-Prüfung

Kontierung

Die Rechnungen werden vollständig kontiert, einschließlich Steuerschlüssel, Sachkonto, Kostenstellen und Fälligkeitsdaten

Dashboard

Die Rechnungen stets im Blick. Jeder Bearbeitungsschritt kann von einem Cockpit aus überwacht werden

Automatisierte Ablage von Druckbelegen aus DATEV LODAS und DATEV Lohn+Gehalt. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob die Installation von DATEV on premise oder beim Steuerberater bzw. im DATEV RZ erfolgt. Alle benötigten Dokumente werden einfach als einzelne PDF an ELO übergeben.


Vorteile:

  • Die Papierablage kann entfallen. Die Belegarchivierung erfolgt rechtskonform nach GOBD
  • Schneller Zugriff für jeden Mitarbeiter, was wann abgerechnet wurde
  • Einfach mit der Personalakte nutzbar

Übergabe der Personalstammdaten aus der ELO Personalakte direkt an das Entgeltabrechnungssystem.


Vorteile:

  • Direkte Übergabe von Mitarbeiterdaten aus dem Recruiting und der Personalakte
  • Nutzung des Self-Service der Personalakte zur Erfassung von Änderungen
  • Vermeidung von Medienbrüchen

Ist die Rechnung schon bezahlt?

Die Buchhaltung ist hier oft mit Anfragen belastet.
Mit dem Add-On OPOS Information kann in ELO bei Ein- und Ausgangsrechnungen auf einen Blick die Information eingesehen werden, ob der OP ausgeglichen, d.h. die Rechnung bezahlt ist oder nicht.
Die OP-Informationen werden direkt aus DATEV über den DATEVconnet Webservice in ELO aktualisiert. So ist auch für Einkäufer oder Vertriebsmitarbeiter schnell ersichtlich, ob Rechnungen bezahlt sind.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Mit ELO for DATEV sind alle Belege rechtssicher in ELO archiviert. Unternehmen Online wird somit nicht mehr benötigt. Alte Belege können weiterhin in Unternehmen Online aufbewahrt werden.

Belege, die mit dem DocXtractor erkannt wurden und korrekt mit der Warenwirtschaft abgeglichen wurden können auch automatisch verbucht werden.

Ab der Übergabe der Rechnungen an das ELO-Archiv ist die Überwachung lückenlos. Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick. Bei jedem Beleg ist ersichtlich, bei wem der Beleg gerade in Bearbeitung ist

Mit ELO Mobile Access ist die Rechnungsfreigabe auch per Smartphone oder dem Tablet möglich.

Mit dem Add-On OPOS-Information können Sie bei Ein- und Ausgangsrechnungen sehen, ob der offene Posten ausgeglichen ist.

Auch die Warenrechnungen können sehr einfach über ELO verarbeitet werden. FiBu und Warenwirtschaft lassen sich elegant verbinden.

Ja, in DATEV werden zu jedem Zahlungsvorschlag auch die Belege hinterlegt.

Wir unterstützen Sie gerne

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